# Sacándole el máximo partido a &kappname;

Si bien puede seguir adelante, pulsando algunos botones y rellenando algunos datos, al cabo de un tiempo, podría darse cuenta de que ha cometido algún error y verse forzado a comenzar de nuevo, incluso a pesar de haber leído la documentación de cada parte de &kappname;.

Conseguirá un sistema más efectivo si dedica algo de tiempo a planificar como va a utilizar &kappname;, así que siga los pasos que se indican aquí.

## Contabilidad básica

Imagine su dinero como si fuera bolas, o habas, y que para evitar que anden rodando por ahí las guarda en una caja o en una vasija. La contabilidad, o la teneduría de libros, es el proceso de contar y realizar un seguimiento de las habas de una vasija, o de varias vasijas.

Tiene algo de dinero en la vasija etiquetada como Efectivo. Compra algunos bienes, así que saca algunas habas de la vasija «efectivo» y las coloca en otra vasija etiquetada como Proveedor. El proveedor le da algunos bienes a cambio del efectivo, así que saca las habas de la vasija etiquetada como Proveedor y las coloca en la vasija etiquetada como Bienes.

Los bienes tienen un valor (el precio que pagó por ellos), por lo que aún conserva la misma cantidad de habas, algunas representando efectivo y otras representando bienes.

En este caso, tiene dos movimientos de habas, o transacciones. Cada transacción necesita dos asientos, uno para sacar las habas y otro para meterlas. Esto se llama teneduría de libros por partida doble o contabilidad de partida doble. El registro de las transacciones se hace en un Libro mayor; cada vasija se conoce como una Cuenta o un Código del libro mayor.

Ahora toma algunos bienes y se los da a un cliente, quien le da algo de efectivo a cambio. Los bienes valían un cierto número de habas y, con suerte, el cliente nos habrá dado una cantidad mayor de habas, de forma que hemos obtenido una ganancia. Para hacerlo más simple, hemos recuperado las habas de la vasija «Bienes» en forma de efectivo, pero podemos distinguir este efectivo en dos partes, una el Coste de los bienes vendidos y otra las Ganancias.. Esta transacción tiene tres asientos; un lado de la partida doble se ha dividido en dos.

Todo esto se tratará con más detalle más adelante en este manual.

### Definir las cuentas (registros personales)

La mayoría de las cuentas, o vasijas, anteriores representan una medida de nuestro Valor. El efectivo y los bienes representan nuestros Activos; lo mismo ocurre con lo que se nos debe si nuestros clientes aún no nos han dado el dinero. El dinero que nosotros debemos, por ejemplo si no hemos pagado a nuestros proveedores, son nuestros Pasivos. Estas cuentas se pueden transferir a efectivo y tienen un valor.

Aquellas vasijas que no se pueden valorar son Ingresos o Gastos. Nuestra factura del teléfono (o de la compañía de teléfonos a la que le pagamos la factura) no se puede valorar; sabemos cuánto hemos pagado, pero no cuánto han pagado los demás. Sabemos cuánto nos paga nuestra empresa, pero no sabemos cuánto les paga a los demás, ni cuánto dinero les queda para pagarnos el mes que viene. Aunque no podemos determinar el valor real de estas vasijas, es útil controlar cuánto hemos metido o sacado de cada una de ellas.

En algunos casos, un proveedor es un Pasivo, en otros es un Gasto. Esto es algo que debemos considerar y decidir para cada caso. De forma similar, puede considerar un préstamo como un pasivo, especialmente si transfiere el dinero a su cuenta bancaria, pero podría ser un gasto si era para comprar mobiliario.

Considere cómo quiere seguir y analizar sus ingresos y gastos. Esto le ayudará a decidir cómo configurarlos en &kappname;.

Finalmente, considere si desea que todo esté en un conjunto de cuentas, o en dos o más. Esto puede depender del marco legal o solo de cómo quiera analizar las cosas. Cada conjunto de cuentas debería manejarse por separado.

### Definir las cuentas (registros de negocios)

Hay similitudes con respecto a la configuración de cuentas para uso personal, pero existen algunas consideraciones adicionales, incluyendo pautas y requisitos legales. &kappname; no aborda explícitamente ninguna de estas cuestiones, ya que ha sido diseñado como un gestor de finanzas personales. Además, estas cuestiones adicionales no se abordan en este manual, pero debe ser consciente de ellas si pretende usar &kappname; para un negocio.

## Trasladando sus finanzas a &kappname;

Entonces, recoja sus papeles y consulte las siguientes secciones para cada elemento de &kappname;.

### Cuentas

Las cuentas tienen un valor. Las transacciones se crean para una o más cuentas.

#### Cuentas - Activo

Las cuentas de activo son aquellas que representan el dinero y las posesiones que tiene y que desea controlar. Están disponibles los siguientes tipos:

Cuenta corriente

- Una cuenta corriente bancaria estándar.

Cuenta de ahorros

- Una cuenta de ahorros bancaria estándar.

Caja (efectivo)

- El dinero en efectivo que tiene en su mano o cartera.

Préstamos

- Los préstamos que ha hecho a otras personas.

Inversiones

- Dinero que ha invertido.

Activo

- Propiedades, colecciones, etc.

#### Cuentas - Pasivo

Las cuentas de pasivo son aquellas que representan las deudas que tiene y el dinero que debe que desea controlar. Están disponibles los siguientes tipos:

Tarjeta de crédito

- Una cuenta de tarjeta de crédito estándar.

Préstamos

- Los préstamos que le han sido otorgados, las hipotecas que tiene, etc.

Pasivo

- Cualquier otra cosa que deba y que no sea un préstamo.

### Instituciones

Las instituciones son completamente opcionales, y se pueden utilizar para agrupar cuentas y mostrar un valor total para todas las cuentas de cada grupo.

### Categorías

Las categorías representan las cuentas de ingresos y gastos no gestionadas que no tienen un valor. El valor total de las transacciones se muestra para cada categoría. Para cada transacción se requiere una categoría o una cuenta de transferencia.

### Subcategorias

Las categorías se pueden dividir en subcategorias, pero los totales de las subcategorias no se incluyen en el total de la categoría de nivel superior.

### Beneficiarios

Los beneficiarios son opcionales para las transacciones; pero son requeridos para las transacciones planificadas. Para cada beneficiario se muestra un historial de transacciones, con la categoría.

### Transacciones planificadas

Donde se encuentran las transacciones regulares. Estas se pueden configurar en base a un calendario. Las transacciones se crean desde un calendario; y aquellas que estén vencidas y no pagadas se pueden ver en la página de inicio.

## Consejos útiles

A menos que usted guarde su dinero bajo las baldosas, probablemente querrá hacer uso de una o más organizaciones donde tendrá cuentas, que pueden ser de crédito o de débito. Para familiarizarse con la forma en la que funciona &kappname;, elija una cuenta que quiera gestionar con &kappname; y seleccione Archivo Nuevo para configurar un archivo de cuenta.

Si ha usado otro gestor de finanzas personales, puede importar los datos desde ahí a &kappname;.

Si tiene recibos de entrada o salida de esta cuenta, vaya a Beneficiario e introduzca los nombres de tanto los beneficiarios como los pagadores implicados; después, vaya a Programación y rellene una nueva programación para cada asiento. Si no ha introducido el beneficiario o el pagador, &kappname; le ofrecerá la oportunidad de hacerlo mientras introduce la programación.

Para añadir otros asientos nuevos vaya al Libro mayor; puede añadir nuevos beneficiarios y categorías en mitad de un asiento yendo a Beneficiarios o a Categorías antes de introducir la transacción.

Probablemente se encontrará con que las categorías predeterminadas no se ajustan exactamente a sus necesidades; puede eliminar fácilmente las que sabe que no va a necesitar nunca, y añadir otras que sí necesitará. Cuando esté introduciendo un asiento, solo tendrá que teclear unas pocas letras de una categoría y &kappname; le ofrecerá una lista desplegable de las categorías que coincidan, entre las que podrá elegir.

Puede añadir diferentes cuentas gestionadas por diferentes organizaciones; la preferida se mostrará cuando abra &kappname;, pero puede cambiar rápidamente a cualquiera de las otras.

Cuando haga un pago, &kappname; averiguará cuál debería ser el siguiente número de cheque; borre esto si no va a hacer un pago por cheque, o edítelo si el primer cheque que introduzca no es el número 1. Como alternativa, es posible desactivar el incremento automático de los números de cheque.

De vez en cuando puede obtener extractos de su cuenta de las entidades que utiliza; puede conciliar sus cuentas de &kappname; con las de estos extractos, de forma que tendrá un extracto preciso del estado actual de sus finanzas.

Si va a Informes, encontrará varios informes por defecto. Para personalizarlos, abra uno similar al estilo que usted prefiera y seleccione «Nuevo» (no «Copiar»). Entonces puede personalizarlo según sus necesidades y marcarlo como el informe preferido, si lo desea.

A pesar de que &kappname; no está orientado al uso en el contexto de un negocio, si lleva un negocio de su propiedad y no necesita funciones de nómina, probablemente encontrará que &kappname; es lo suficientemente personalizable para satisfacer sus necesidades, en particular con lo que se refiere a presupuestos y funcionalidades de diagnóstico, y puede exportar sus informes personalizados vía CSV a otras aplicaciones.