# Tirer le meilleur profit de &kappname;

Alors que vous avancez avec &kappname; cliquant sur quelques boutons et saisissant quelques données, au bout d'un temps, vous pouvez être conduit à penser que vous vous y êtes mal pris et décider de recommencer, ceci même après avoir lu toute la documentation de &kappname;.

Vous obtiendrez un résultat beaucoup plus efficace si vous passez un peu de temps à réfléchir à la manière avec laquelle vous allez utiliser &kappname;. Aussi devriez-vous suivre les étapes qui sont indiquées ici.

## Les bases de la comptabilité

Figurez vous votre argent comme des balles ou comme des haricots. Pour les empêcher de s'éparpiller, vous les placez dans une boîte, ou un pot. La comptabilité c'est compter et conserver une trace de l'évolution du nombre des haricots dans un ou plusieurs pots.

Vous avez un peu d'argent dans le pot marqué « Porte-monnaie” ». Vous achetez quelques marchandises. Pour ce faire, vous prélevez quelques haricots dans le pot marqué « Porte-monnaie” » et les placez dans un autre pot marqué « fournisseur ». Le fournisseur vous remet les marchandises en échange d'argent, aussi prenez-vous les haricots dans le pot marqué « fournisseur » et les placez-vous dans le pot marqué « marchandises ».

Les marchandises ont une valeur (le prix que vous avez payé pour elles) ainsi avez-vous toujours le même nombre de haricots, certains représentant de l'argent, les autres représentant des marchandises.

Dans cet exemple, vous avez deux mouvements de haricots, ou opérations. Chacune des opérations nécessite deux entrées, l'une pour sortir des haricots et l'autre pour entrer des haricots. Ce principe est appelé « enregistrement en partie double » ou « comptabilité en partie double ». L'enregistrement des opérations est fait dans un « livre de compte » ou « registre » ; chaque pot est appelé « compte ».

Maintenant, vous prenez quelques marchandises et vous les vendez à un client qui vous remet de l'argent en échange. Les marchandises valent bien quelques haricots et, heureusement ; le client vous a donné plus que cette valeur, vous faisant ainsi réaliser un profit. Pour simplifier les haricots du pot « marchandises » reviennent en argent et peuvent être répartis en « coût des marchandises vendues » et « profit ». Cette opération a trois entrées ; un coté de la partie double a été éclaté.

Cet aspect sera couvert plus en détails dans la suite de ce manuel.

### Création des comptes (comptes personnels)

La plupart des comptes, ou des pots, ci-dessus représentent une mesure de notre richesse. Le porte-monnaie et les marchandises représentent notre « actif » ; il en va de même pour les créances que nous avons si nos clients ne nous ont pas encore payé. Les sommes que nous n'avons pas encore payées à nos fournisseurs sont nos dettes ou « passif ». Ces comptes sont convertibles en argent et possèdent une valeur.

Les pots qui n'ont pas de solde sont « revenus » et « dépenses ». Notre facture de téléphone (ou la compagnie de téléphone à qui nous payons la facture) ne peut avoir de solde; nous savons combien nous avons payé, mais pas combien les autres ont payé. Nous savons combien notre employeur nous a payé mais nous ne savons pas combien il nous payera les mois qui viennent. Aussi, bien que nous ne puissions calculer un solde pour de tels comptes, il est utile d'en suivre les entrées et sorties d'argent.

Dans certains cas, un fournisseur correspond à une « dette », dans d'autres cas à une « dépense ». Ceci est quelque chose que nous devons considérer et décider pour chacun des cas. De la même manière, vous pouvez déclarer un emprunt comme une dette si vous avez transféré l'argent sur votre compte bancaire, ou comme une dépense si vous avez utilisé l'argent de cet emprunt pour acheter des meubles.

Réfléchissez à la manière dont vous voulez analyser vos revenus et vos dépenses. Ceci sera déterminant sur la manière de les enregistrer.

Pour finir, réfléchissez pour savoir si vous voulez tout dans une seule série de comptes ou dans deux ou plus. Ceci peut dépendre de contraintes légales ou tout simplement de la manière dont vous voulez appréhender les choses. Chaque jeu de comptes devraient être manipulé séparément.

### Création des comptes (comptes d'entreprise)

Ceci est similaire à la création de comptes pour usage personnel, mais est assujetti à des contraintes et des règles légales. &kappname; ne couvre pas explicitement ces problèmes car il a été conçu comme un gestionnaire de finances personnelles. De plus, nous ne parlerons pas de cela ici mais vous devez être conscient de ces contraintes si vous chercher à utiliser &kappname; pour une entreprise.

## Modéliser vos finances dans &kappname;

Récupérez vos documents et reportez vous aux section suivantes pour chacun des thèmes.

### Comptes

Ils mesurent une valeur. Les opérations créées intéressent un ou plusieurs comptes.

#### Comptes d'actif

Ce sont les comptes qui mesurent les liquidités et les possessions que vous voulez contrôler. Les types d'actif suivants sont disponibles :

Chèques

- il s'agit du compte bancaire courant.

Compte d'épargne

- Compte d'épargne classique (&pex; : livret A)

Porte-monnaie

- Argent disponible en liquide.

Prêt

- Les prêts que vous avez consentis à quelqu'un.

Investissement

- L'argent que vous avez investi en titres.

Actif

- Tout actif qui n'entre pas dans une des catégories précédentes tel que collection d'objets d'art, bien patrimonial &etc;.

#### Comptes de passif

Ces comptes représentent les dettes que nous voulons suivre. Les types suivants sont disponibles :

Carte de crédit

- Compte de carte de crédit classique

Prêt

- Les prêts qui vous ont été consentis, hypothèques &etc;.

Dette

- Toute autre chose que vous devez et qui n'est pas un emprunt.

### Établissements

Ils sont entièrement facultatifs et peuvent être utilisés pour regrouper des comptes et afficher une valeur totale des comptes par établissement.

### Catégories

Elles représentent des comptes de revenu et de dépense non-gérés et qui n'ont pas de solde. Le montant total des opérations est réparti dans chacune des catégories. Une catégorie ou un compte de transfert est requis pour chacune des opérations.

### Sous-catégories

Les catégories peuvent être subdivisées en sous-catégories mais les totaux des sous-catégories ne sont pas inclus dans le total du niveau supérieur.

### Bénéficiaires

Ils sont facultatifs pour l'enregistrement d'une opération. Ils sont nécessaires pour l'enregistrement d'une opération récurrente. Un historique des opérations, avec catégorie, est réparti par bénéficiaires.

### Opération récurrentes

Chaque fois qu'une opération a lieu régulièrement elle peut être déclarée comme opération récurrente. Les opérations sont créées à partir de l'opération récurrente; toutes celles qui sont arrivées à échéance peuvent être vues sur la page d'accueil.

## Conseils utiles

Sauf si vous conservez votre argent sous les lames du plancher, vous avez probablement déjà eu recours un établissement où vous avez des comptes qui peuvent être débiteurs ou créditeurs. Pour vous familiariser avec la manière selon laquelle &kappname; travaille, choisissez un compte que vous désirez suivre avec &kappname; et sélectionnez Fichier Nouveau pour créer un compte

Si vous avez déjà utilisé un autre gestionnaire de finances, vous pouvez importer ses données dans &kappname;.

Si vous avez des factures ou des bulletins de paye ou de versements réguliers sur ce compte, allez à Bénéficiaires et saisissez les noms des fournisseurs et des payeurs concernés. Puis, allez à Opérations récurrentes et créez une opération récurrente pour chacun d'eux. Si vous n'avez pas déjà déclaré le bénéficiaire (tiers), &kappname; vous permettra de le faire pendant le processus de création d'une opération récurrente.

Pour ajouter de nouvelles opérations rendez-vous dans les registres ; vous pouvez ajouter de nouveaux bénéficiaires (tiers) et de nouvelles catégories en cours de déclaration d'une opération ou en vous rendant dans les rubriques bénéficiaires et catégories avant de saisir une nouvelle opération.

Vous constaterez probablement que les catégories proposées par défaut ne correspondent tout à fait à votre besoin ; vous pouvez facilement effacer celles dont vous penser n'avoir jamais besoin et en ajouter de nouvelles. Lors de la saisie d'une opération, vous n'avez qu'à saisir les premières lettres d'une catégorie and &kappname; vous présente une liste déroulante auto-complétive dans laquelle vous pouvez choisir votre catégorie.

Vous pouvez ajouter de nouveaux comptes gérés par de nouveaux établissements ; votre compte préféré s'affichera quand vous démarrez &kappname; mais vous pouvez rapidement passer à l'un des autres.

Quand vous effectuez un paiement, &kappname; pré déterminera le nouveau numéro de chèque ; effacez ça si vous ne faites pas un paiement par chèque ou éditez le si le numéro de votre premier chèque n'est pas 1. Cette fonction d'auto-incrémentation du numéro de chèque peut être inhibée.

A chaque fois que vous recevez un relevé de compte de votre établissement, vous pouvez réconcilier (mettre en correspondance) vos enregistrements et ce relevé de manière à avoir des enregistrements en parfait accord avec l'état réel de vos finances.

Si vous vous rendez dans la rubrique « Rapports » vous trouverez plusieurs rapports par défaut ; pour les personnaliser ouvrez en un qui ressemble à ce que vous préférez et choisissez « Nouveau » (pas « Copy ») ; vous pouvez alors le personnaliser et le marquer comme rapport préféré si vous le souhaitez.

Bien que &kappname; n'est cherche pas à répondre au besoin d'une entreprise, si vous dirigez une affaire personnelle, et n'avez pas besoin de fonction « paye », vous constaterez certainement que &kappname; peut être facilement adapté à votre besoin car il possède des fonctions de budget et de prévision et peut exporter vos rapports personnalisés dans le format CSV vers d'autres applications.