# Het beste ervan maken met &kmymoney;

Terwijl u door kunt gaan, klikken op enige knoppen en enige gegevens invullen, na enige tijd, kunt u concluderen dat u het verkeerd hebt gedaan en opnieuw gaat beginnen, zelfs als u de documentatie over elk onderdeel van &kmymoney; hebt gelezen.

U zult een meer effectief systeem krijgeb als u een beetje tijd neem om te plannen hoe u &kmymoney; gaat gebruiken, volg dus de stappen hier gegeven.

## Eenvoudige boekhouding

Bekijk uw geld als ballen of bonen en om ze niet te laten rollen houdt u ze in een doos of pot. Boekhouden is het proces van tellen en de bonen in de pot of verschillende potten volgen.

U hebt enig geld in de pot gemarkeerd als Kas. U koopt enige goederen, en dus neemt u enige bonen uit de kaspot en plaatst ze in een andere pot gemarkeerd Leverancier. De leverancier geeft u enige goederen in ruil voor het kasgeld, u neemt de bonen uit de pot gemarkeerd Leverancier en stopt ze in de pot gemarkeerd Goederen.

De goederen hebben een waarde (de prijs die u betaalde) u hebt dus nog steeds dezelfde hoeveelheid bonen, sommige vertegenwoordigen kasgeld en sommige goederen.

In dit geval hebt u twee bewegingen van de bonen of transacties. Elke transactie heeft twee items, een om de bonen uit te nemen en een om bonen in te stoppen. Dit wordt dubbelboekhouden genoemd. Het vastleggen van de transacties wordt gedaan in een Grootboek; elke pot staat bekend als een Rekening of Grootboekcode.

Nu neemt u enige goederen en geeft ze aan een klant, die u enig kasgeld teruggeeft. De goederen waren enige bonen waard en, hopelijk, heeft de klant ons meer bonen gegevens dan die waarde, waarmee u winst maakt. Om het erg eenvoudig te stellen, de bonen uit de pot Goederen kwamen terug als Kasgeld, maar we kunnen dat splitsen als de kosten van verkochte goederen en Winst. Deze transactie heeft drie ingangen; één aan de kant van de dubbele ingang is gesplitst.

Dit zal in meer detail worden gedaan later in dit handboek.

### De rekeningen definiëren (persoonlijke records)

De meeste rekeningen, of potten, hierboven representeren een maat van onze Waarde. Het kasgeld en de goederen representeren onze Bezittingen; evenals wat tegoed hebben als onze klanten ons ons geld nog niet hebben gegeven. Het geld dat we tegoed hebben, stel dat we onze leveranciers nog niet hebben betaald, zijn onze Schulden. Deze rekeningen zijn overdraagbaar naar Kasgeld en hebben een waarde.

Potten waaraan geen waarde toegekend kunnen worden zijn Inkomen of Uitgaven. Aan onze telefoonrekening (of het telefoonbedrijf waaraan we de rekening betalen) kan geen waarde worden toegekend; we weten hoeveel we hebben betaald, maar niet hoeveel ieder ander heeft betaald. We weten hoeveel onze werkgever ons heeft betaald, maar we weten niet hoeveel deze iemand anders heeft betaald, of hoeveel geld ze hebben om ons de volgende maand te betalen. Ook kunnen we niet een actuele waarde voor deze potten bepalen, het is nuttig om te monitoren hoeveel we in elk ervan hebben ingestopt of hebben uitgehaald.

In sommige gevallen is een leverancier een Schuld, in andere is het een Uitgave. Dit is iets dat we moeten bekijken en beslissen voor elk geval. Op dezelfde manier kunt u een lening als een Schuld instellen, speciaal als u het geld op uw bankrekening zet, maar het zou ook een Uitgave kunnen zijn als het is gebruikt om meubels te kopen.

Overweeg hoe u uw inkomsten en uitgaven wilt volgen en analyseren. Dat zal u helpen om te beslissen hoe ze in te stellen in &kmymoney;.

Bekijk tenslotte of u alles in één set rekeningen wilt hebben of twee of meer. Dit kan afhangen van het wettelijke framework of gewoon hoe u dingen wilt analyseren. Elke set rekeningen zou apart behandeld moeten worden.

### De rekeningen definiëren (zakelijke records)

There are similarities to setting up accounts for personal use, but there are additional considerations, including legal guidelines and requirements. &kmymoney; does not explicitly address any of these issues, as it has been designed as a personal finance manager. In addition, these additional issues are not addressed in this handbook, but you must be aware of them if you are going to attempt to use &kmymoney; for a business.

## Uw financiën laten samenvallen met &kmymoney;

Verzamel dus uw papieren en kijk in de volgende secties naar elk item in &kmymoney;.

### Rekeningen

Deze bevat een waarde. Transacties worden aangemaakt tegen een of meer accounts.

#### Accounts - bezittingen

These are the accounts which hold your money and possessions that you wish to monitor. The following types are available:

Controleren

- Standaard betaalrekening.

Spaarrekening

- Standaard spaarrekening.

Kasrekening

- Geld in uw hand of portemonnee.

Lening

- Leningen die u uitgeeft aan iemand anders.

Investering

- Money you invest.

Bezitting

- Property, collections, etc.

#### Accounts - Liability

These are the accounts which represent your debts and money owed that you wish to monitor. The following types are available:

Creditcard

- Standard credit card account.

Lening

- Loans made to you, mortgages, etc.

Verplichtingen

- Anything else you owe that is not a loan.

### Instituten

These are completely optional and can be used to group accounts, and show a total value for all accounts in each group.

### Categorieën

These represent non-managed income and expense accounts that do not have a value. The total value of transactions is shown against each category. A category or transfer account is required for each transaction.

### Subcategorieën

Categories can be split into sub-categories, but this relationship is only for display purposes, as the sub-category totals are not included in the higher level category total.

### Tags

Tags are very similar to Categories, as they are also non-managed accounts that do not have a value. However, unlike Categories, the use of Tags is completely optional.

### Begunstigden

These are optional for transactions. They are required for Scheduled transactions. A transaction history, with category, is shown against each payee.

### Periodieke transacties

Where transactions occur on a regular basis, these can be set up against a Schedule. Transactions are created from a schedule; any that are overdue can be seen on the home page.

## Bruikbare tips

Unless you keep your money under your mattress or under the floorboards, you probably make use of one or more institutions where you have accounts, which may be in credit or debit. In order to familiarize yourself with the way &kmymoney; works, choose an account you want to track with &kmymoney; and select File New in order to set up an account file.

If you have used another personal finance manager, you may be able to import the data from it into &kmymoney;.

If you have some regular receipts into or outgoings from this account, go to Payee and enter the names of both the payers and the payees involved; then go to Schedule and fill in a New Schedule for each recurring transaction. If you haven't entered the payee or payer, &kmymoney; will offer you the opportunity to do this in the middle of entering the schedule.

To add other new transactions go to Ledgers; you can add new payees and categories in the middle of a transaction or by going to Payees or Categories before entering the transaction.

You will probably find that the default Categories do not exactly match your needs; you can easily delete ones you know you are never going to need and add others that you need. But when you are entering a transaction, you only have to type a few letters of a category and &kmymoney; will offer you a drop down list of the matching categories from which to choose.

You can add different accounts managed by different institutions; the preferred one will show when you open &kmymoney; but you can quickly switch to any of the others.

When you make a payment, &kmymoney; will work out what the next check number should be; delete this if you are not making a check payment or edit it if the first check you enter is not check number 1. Alternatively, it is possible to switch off auto-increment of check numbers.

Every so often you may get statements of your account from the institutions you use; you can reconcile your &kmymoney; accounts against these statements so that you have an accurate statement of the current state of your finances.

If you go to Reports, you will find several default reports; to customize these, open one similar to the sort you prefer and then select 'New' (not 'Copy'); you can then customize this to your needs and mark it as a preferred report if you wish.

Though &kmymoney; is not intended for use in a business context, if you are running a business on your own and so do not need payroll functions, you will probably find that &kmymoney; is sufficiently customizable to meet your needs particularly as it comes with budgeting and forecasting features and you can export your customized reports via CSV into other applications.