# &kappname; so gut wie möglich nutzen

Wenn Sie einfach loslegen und hier einige Knöpfe drücken und dort einige Daten eingeben, werden Sie nach kurzer Zeit feststellen, dass Sie falsch angefangen haben. Sie beginnen nochmal neu, obwohl Sie die Dokumention zu allen Teilen von &kappname; gelesen hatten.

Sie werden effektiver mit dem Programm arbeiten, wenn Sie zuerst überlegen, wie und wofür Sie &kappname; verwenden möchten. Daher halten Sie sich an die folgenden Hinweise.

## Grundlagen der Buchführung

Stellen Sie sich Ihr Geld als Bälle vor und um zu verhindern, dass sie wegrollen, packen Sie sie in eine Kiste. Kontenführung und Buchhaltung ist der Prozess des Zählens und Verwaltens der Bälle in einer oder mehrerer Kisten.

Sie haben Geld bzw. einige Bälle in der Kiste Bargeld. Sie kaufen Waren, dazu nehmen Sie einige Bälle aus der Bargeldkiste und legen Sie in eine andere Kiste, die mit Lieferant beschriftet ist. Der Lieferant gibt Ihnen Waren im Austausch gegen Bargeld, daher nehmen Sie die Bälle aus der Kiste Lieferant und legen Sie in die Kiste Waren.

Die Waren haben einen Wert, den gezahlten Preis, daher haben Sie immer noch die gleiche Anzahl Bälle. Einige der Bälle stellen das Bargeld und andere die Waren dar.

In diesem Fall gibt es zwei Verschiebungen von Bällen, auch Buchungen genannt. Jede Buchung besteht aus zwei Schritten, einen um die Bälle heraus zu nehmen und eine andere um die Bälle herein zulegen. Dies wird auch doppelte Buchführung genannt. Die Aufzeichnung der Buchungen erfolgt in einem Kontenbuch und jede Kiste entspricht einem Konto.

Nun nehmen Sie einige Waren und geben sie einem Kunden, der Ihnen im Gegenzug Bargeld gibt. Der Wert der Waren entsprach einer bestimmten Anzahl an Bällen. Hat Ihnen der Kunde mehr Bälle zurückgegeben, dann haben Sie einen Gewinn erzielt. Vereinfacht gesagt kommen die Bälle aus der Kiste Waren als Bargeld zurück, das in die Kosten der verkauften Waren und den Gewinn aufgeteilt werden kann. Diese Buchung besteht aus drei Vorgängen, eine Seite der doppelten Einträge wurde aufgeteilt.

Weitere Informationen dazu finden Sie später in diesem Handbuch.

### Definition der Konten (private Nutzung)

Die meisten oben genannten Konten oder Bälle bilden einen Maßstab für deren Wert. Das Bargeld und die Waren repräsentieren die Anlagen, also das was man besitzt, wenn die Kunden noch nicht bezahlt haben. Das Geld, das anderen geschuldet ist, weil zum Beispiel die Lieferanten noch nicht bezahlt sind, sind die Verbindlichkeiten. Diese Konten können in Bargeld umgesetzt werden und haben einen Wert.

Alle „Kisten“ können als Einnahmen oder Ausgaben bewertet werden. Die Telefonrechnung oder die Telefongesellschaft, der Sie die Rechnung bezahlen, kann nicht bewertet werden. Sie wissen, wie viel Sie bezahlt haben, aber nicht was andere zahlten. Sie wissen, was Ihr Arbeitgeber Ihnen zahlt, aber nicht, was er allen anderen zahlt oder wieviel Geld im nächsten Monat für die Löhne zur Verfügung steht. Obwohl der aktuelle Wert für diese „Kisten“ nicht zu bestimmen ist, ist eine Kontrolle darüber sinnvoll, was Sie eingegeben oder herausgenommen haben.

In einigen Fällen ist ein Lieferant eine Verbindlichkeit, in anderen ist es eine Ausgabe. Dies muss für jeden einzelnen Fall beurteilt und entschieden werden. Ebenso können Sie einen Kredit als Verbindlichkeit einrichten, insbesondere wenn Sie das Geld auf Ihr Bankkonto überweisen. Es kann aber auch eine Ausgabe sein, wenn Sie einige Möbel kaufen.

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben überwachen und analysieren möchten. Dies erleichtert Ihnen die Einstellung für &kappname;.

Schließlich müssen Sie entscheiden, ob Sie nur eine oder mehrere Gruppen von Konten benutzen möchten. Diese Entscheidung kann von gesetzlichen Rahmenbedingen oder davon bestimmt werden, wie Sie Ihre Finanzen analysieren möchten. Jede Gruppe von Konten wird getrennt verwaltet.

### Definition der Konten (geschäftliche Nutzung)

Es gibt Ähnlichkeiten zur Einrichtung von Konten für den persönlichen Gebrauch, aber es gibt Zusätzliches zu bedenken, wie zum Beispiel gesetzliche Vorschriften und Anforderungen. &kappname; hat keine besonderen Funktionen für diese Belange, da es als Finanzverwaltung für den persönlichen Gebrauch entwickelt wurde. Auf diese Belange wird auch in der Dokumentation nicht weiter eingegangen, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wenn Sie &kappname; für den geschäftlichen Bereich verwenden möchten.

## Einrichtung von &kappname; für Ihre Finanzen

Stellen Sie also Ihre Unterlagen zusammen und lesen Sie die nächsten Abschnitte über die einzelnen Elemente in &kappname;.

### Konten

Diese enthalten Werte. Buchungen werden gegen ein oder mehrere Konten durchgeführt.

#### Konten - Vermögen

Auf diesen Konten befindet sich Ihr Geld und Ihr Besitz, die sie überwachen möchten. Es gibt folgende Kontenarten:

Girokonto

- Standard-Girokonto bei einer Bank

Sparkonto

- Standard-Sparkonto bei einer Bank

Bargeld

- Das Geld in Ihrer Hand oder Brieftasche.

Kredit

- Kredite, die Sie anderen gegeben haben.

Investitionen

- Ihr investiertes Geld.

Anlagen

- Besitz, Sammlungen usw.

#### Konten - Verbindlichkeiten

Diese Konten zeigen Ihre Schulden und geliehenes Geld, das sie überwachen möchten. Es gibt folgende Kontenarten:

Kreditkarte

- Standard-Kreditkartenkonto bei einer Bank

Kredit

- Ihre Kredite, Hypotheken &etc;

Verbindlichkeiten

- Alle sonstigen Verbindlichkeiten, die kein Kredit sind.

### Geldinstitute

Geldinstitute können wahlweise benutzt werden, um Ihre Konten in Gruppen zusammenzufassen. Für jede Gruppe wird der Gesamtwert aller Konten angezeigt.

### Kategorien

Kategorien stellen nicht verwaltete Konten für Einnahmen und Ausgaben ohne Wert dar. In jeder Kategorie wird die Gesamtsumme aller Buchungen angezeigt. Jede Buchung benötigt eine Kategorie oder ein Buchungskonto.

### Unterkategorien

Kategorien können in Unterkategorien aufgeteilt werden, aber diese Beziehung wird nur zur Ansicht benutzt, da die Summen von Unterkategorien nicht in der Summe der übergeordneten Kategorie enthalten sind.

### Stichwörter

Stichwörter ähneln den Kategorien, da sie ebenfalls nicht verwaltete Konten ohne Wert darstellen. Im Gegensatz zu Kategorien jedoch ist die Benutzung von Stichwörter optional.

### Zahlungsempfänger

Für normale Buchungen ist die Angabe eines Zahlungsempfängers freigestellt, für geplante Buchungen ist diese Angabe jedoch erforderlich. Der Verlauf aller Buchungen einschließlich der Kategorien wird für jeden Zahlungsempfänger angezeigt.

### Geplante Buchungen

Haben Sie regelmäßig wiederkehrende Buchungen, können Sie dafür geplante Buchungen erstellen. Diese Buchungen werden anhand eines Zahlungsplans ausgeführt. Alle überfälligen Buchungen werden auf der Übersichtsseite angezeigt.

## Nützliche Tipps

Wenn Sie Ihr Geld nicht unter Ihrer Matratze oder im Sparstrumpf aufbewahren, haben Sie wahrscheinlich einige oder mehrere Banken, bei denen Sie Konten im Guthaben oder im Soll haben. Um mit der Arbeitsweise von &kappname; vertraut zu werden, wählen Sie ein Konto, das Sie mit &kappname; verwalten möchten und wählen Datei Neu, um eine neue Kontendatei zu erstellen.

Haben Sie bereits ein anderes Finanzverwaltungsprogramm benutzt, können Sie möglicherweise die Daten in &kappname; importieren.

Haben Sie einige regelmäßig auszuführende Eingangs- oder Ausgangsbuchungen von diesem Konto, gehen Sie zur Ansicht „Zahlungsempfänger“ und geben Sie die Namen der betroffenen Zahler und Zahlungsempfänger ein. Dann wechseln Sie zur Ansicht „Geplante Buchungen“ und geben Sie für jede wiederkehrende Buchung einen Zahlungsplan ein. Haben Sie bisher noch keinen Zahler und Zahlungsempfänger eingegeben, können Sie diese Angaben während der Eingabe des Zahlungsplans vornehmen.

Um weitere neue Buchungen einzugeben, verwenden Sie das Kontenbuch. Neue Zahlungsempfänger und Kategorien können Sie bei der Eingabe der Buchungsdaten oder vor der Buchung auf den Ansichten „Zahlungsempfänger“ und „Kategorien“ hinzufügen.

Möglicherweise passen die Standardkategorien nicht zu Ihren Bedürfnissen. Sie können die Kategorien löschen, die sie wahrscheinlich nie brauchen werden, und beliebige neue Kategorien hinzufügen. Wenn Sie eine Buchung eingeben, müssen Sie nur einige Buchstaben einer Kategorie eingeben. Dann werden alle passenden Kategorien in einem Auswahlfeld angezeigt.

Sie können mehrere Konten von verschiedenen Banken hinzufügen. Das bevorzugte Konto wird beim Start von &kappname; angezeigt. Sie können aber schnell zu anderen Konten wechseln.

Wenn Sie Zahlungen ausführen, ermittelt &kappname; die nächstfolgende Schecknummer, schalten Sie dies ab, wenn es keine Scheckzahlung ist oder bearbeiten Sie diese Nummer, falls der erste Scheck, den Sie eingeben, nicht die Nummer 1 hat. Außerdem können Sie das automatische Erhöhen der Schecknummern im Einrichtungsdialog abschalten.

Jedesmal wenn Sie Kontoauszüge von den Banken erhalten, können Sie die Konten in &kappname; mit diesen Auszügen abgleichen. Dann haben Sie einen korrekten Auszug des aktuellen Status Ihrer Finanzen.

Auf der Ansicht „Berichte“ finden Sie mehrere Standardvorlagen. Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, öffnen Sie den am besten passenden Bericht aus und wählen dann Neu, nicht Kopieren. Passen Sie die Einstellungen diese Berichts an Ihre Bedürfnisse an und markieren Sie ihn gegebenenfalls als bevorzugten Bericht.

Obwohl &kappname; nicht für die geschäftliche Nutzung entwickelt wurde, kann es unter Umständen für Selbstständige, die keine Gehaltsabrechnung benötigen, benutzt werden. &kappname; kann für diese Nutzung angepasst werden, insbesondere da es Funktionen für Budgets und Vorhersagen enthält und der Export von benutzerdefinierten Berichten im CSV-Format an andere Programme möglich ist.