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# 创建格式信函

To create a form letter, you need a text document that contains fields for address data, and an address database. Then you combine or merge the address data and the text document to either print the letters or send them by email.

If the document is in HTML format, any embedded or linked images will not be sent with the email.

邮件合并向导可帮助您创建格式信函。

# 创建格式信函

1. 选择「工具 - 邮件合并向导」。

   打开「邮件合并向导」对话框。下面举例介绍浏览向导各页面的众多方式中的一个:

2. 选择「从模板开始」，然后点击「浏览」按钮。

   您会看到「新建」对话框。

3. 在左侧列表中选择「商务信函」，然后在右侧列表中选择「「现代」商务信函」。点击「确定」关闭「模板」对话框，然后点击「向导」中的「下一步」。

4. 选择「信函然后点击下一步」。

5. 在向导的下一步，点击「选择地址列表」按钮可检查您使用的是不是正确的地址列表。如果您希望使用地址块，请选择地址块类型，如果需要请匹配数据字段，并点击「下一步」。

6. 然后是「创建称呼」步骤。取消选择「插入个性化称呼复选框。在通用称呼」中，选择在所有信函顶部使用的称呼。

7. 如果您希望将邮件合并字段放在文档的其他部分，请在您的地址数据源中选择相应列，并将列头拖放至希望该字段出现的地方。请确保选择了整个列。

8. 点击「下一步」，最后点击「完成」创建邮件合并。

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